La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’adjoint(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.)
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivis requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu.
• Participer à l’entretien des aires communes
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles lié aux opérations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.
• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout);
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout ;

Description de poste

Employeur

IMK S.E.N.C.R.L.

Description de l'entreprise

IMK avocats s.e.n.c.r.l./LLPIMK est au premier rang des boutiques de litige au Québec depuis sa fondation en 1997. Basée à Montréal, notre équipe talentueuse et versatile pratique dans tous les domaines du droit civil, commercial, constitutionnel, administratif et de l'emploi. Notre cabinet se démarque par son modèle boutique et sa recherche constante de l'excellence au niveau du droit et il est toujours à l'affût des dernières tendances technologiques. La qualité et la variété de nos dossiers ainsi que la possibilité d'y contribuer de façon significative sont sources de motivation pour toute l'équipe. Nous offrons des conditions de travail concurrentielles ainsi que la possibilité de télétravail. Nous sommes à la recherche d’un.e adjoint.e en litige, qui possède une expérience minimale de 2 ans dans le domaine juridique en litige et une excellente maîtrise des langues française et anglaise.

Description de l’offre d’emploi

Description des tâches :

• Organiser et gérer des dossiers complexes, en tenant compte des contraintes de temps, des échéances et des tâches en cours
• Recueillir, organiser, analyser et résumer des données factuelles, y compris des éléments de preuve, des contrats, des documents et de la correspondance
• Préparer des notes et des tableaux de synthèse à l’intention des avocats et des clients
• Assurer la collecte et la classification des données, l’examen des documents et la gestion des dossiers
• Participer à la préparation et à la gestion des demandes de documents (lettres des vérificateurs, demandes des autorités réglementaires provinciales) ainsi que des réponses à ces demandes
• Participer à la préparation des interrogatoires et des résumés des transcriptions
• Rédiger des ébauches de lettres et d’actes de procédure
• Préparer des formulaires judiciaires et des formulaires de permis extraprovinciaux, et obtenir des copies de documents, de CD et/ou de procès-verbaux
• Préparer les protocoles d’instance et les résumés des litiges
• Communiquer avec les tribunaux, les clients, les parties adverses et les autres parties prenantes du système judiciaire
• Assurer la coordination avec les huissiers en ce qui concerne les copies de documents judiciaires et les autres demandes connexes
• Effectuer des recherches jurisprudentielles dans SOQUIJ, CanLII, LexisNexis et le CAIJ, et préparer des annotations
• Effectuer des vérifications relativement au Code de procédure civile et des vérifications auprès des tribunaux
• Effectuer des recherches aux greffes des tribunaux provinciaux et fédéraux
• Préparer des cahiers de procédures, de pièces, d’autorités (jurisprudence)
• Gérer et organiser des dossiers de clients, sur support physique et informatique
• Entrer son temps en vue de la facturation
• Effectuer des notifications, envoyer des correspondances, documents et procédures par huissier
• Calculer les délais juridiques et veiller à la gestion de ceux-ci
• Veiller à la bonne gestion des agendas de vos avocats
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.)

Profil recherché

• Avoir une formation juridique (DEC en techniques juridiques ou diplôme équivalent)
• Avoir accumulé au moins deux années d’expérience en tant qu’adjoint.e en litige ou comme parajuriste
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit; *Notre bureau de Montréal fournit des services au Québec et à l'extérieur de la province et représente des clients qui y sont établis ou qui y exercent des activités. Pour ce faire, la ou le titulaire du poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues (à l’oral et à l’écrit) est donc nécessaire.
• Maitriser les logiciels de la suite Office
• Connaissance des logiciels d'entrées de temps
• Professionnalisme, discrétion et rigueur

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Montréal

Permanent à temps plein (27, 32 ou 40 heures selon votre disponibilité)

Jusqu'à 80 000 $ par an

Bonjour,

Messier Designers, une firme de Design industriel très réputée, recherche un.e adjoint.e administratif.ve Sr. (poste permanent) ayant plus de 3 ans d’expérience pour appuyer les deux coactionnaires dans leurs projets très stimulants.

Chez Messier Designers, nous avons une culture de respect, d’inclusion et d’équilibre vie-travail-santé avec une belle flexibilité d’horaire. Notre petite équipe implique une variété de tâches et de responsabilités à saisir pour mettre en valeur tes talents et tes intérêts.

Si tu aimes les défis professionnels emballants et que tu veux en parler avec nous… On attend ton inscription sur cette plateforme!

Les avantages :

• Un salaire très compétitif;
• Nous offrons des horaires flexibles, ainsi que le travail à distance (selon votre situation et les requis de projets);
• Nous avons un excellent plan de vacances, dès l’embauche;
• Nous comprenons quand ton enfant est parfois malade (on sait ce que c’est).

Les responsabilités :

• Agir comme personne de confiance dans le travail auprès des deux coactionnaires;
• Effectuer les tâches habituelles en administration générale (sans comptabilité);
• Effectuer des tâches associées à l’administration de projets.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP en secrétariat ;
• 3 ans d’expérience minimum en tant qu’adjointe administrative ou de direction;
• Compétences en gestion des priorités;
• Sens de l’initiative et esprit d’équipe;
• Confortable dans les relations avec la clientèle et autres parties prenantes;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Sens de l’organisation démontré et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Grande maîtrise de la suite MS Office;
• Démontrer un intérêt pour l’innovation et voir les choses « out of the box »;
• Expérience dans une firme de services conseils, un atout.

Un peu plus d’informations sur notre entreprise :

• Nous sommes les pionniers du design stratégique au Canada (design de produits, de services et de modèles d’affaires) depuis près de 25 ans;
• Nous croyons au progrès et nous travaillons dans le but d’améliorer la vie des gens;
• Nous favorisons l’innovation, la collaboration, la diversité, l’équilibre vie-travail-santé;
• Nous prenons en considération les principes ESG;
• Nous sommes basés dans le sud-ouest de Montréal, où tu trouveras certains des meilleurs restaurants et bars de la ville (même au Canada);
• Nous sommes à 5 minutes de marche du célèbre marché public Atwater, ainsi que du canal de Lachine et de sa piste cyclable (oui, nous avons une douche);
• Nous sommes à 9 minutes de marche de 2 stations de métro (lignes verte et orange).

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la direction de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne sélectionnée assiste celle-ci en assurant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que compilation de données statistiques ou financières, suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses, des fonds de recherche, de l'organisation de l'enseignement et du suivi des dossiers du personnel de recherche. Assure la liaison avec les professeures et professeurs, les étudiantes et étudiants, le personnel, les fournisseuses et fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.ScolaritéDiplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.ExpérienceTrois (3) à moins de cinq (5) d'expérience pertinente.AutresMaîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données : chiffrier électronique).Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH - GEADE.RémunérationClasse 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).Avantages de travailler à Polytechnique Montréal21 jours de vacances annuelles16 jours fériésCongés sociaux et parentauxHoraire de travail réduit durant la période estivalePossibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)Programme d'aide au personnel et Service de télémédecineProgrammes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnementProgramme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminéesUTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

PMI-MONTREAL INC.

Description de l'entreprise

Depuis 1977, PMI-Montréal contribue activement à l’essor de la gestion de projets. L’association est aujourd’hui l’une des plus importants chapitres locaux du prestigieux réseau mondial du Project Management Institute (PMI).Les certifications du PMI sont les plus hautes distinctions du secteur de la gestion de projet. Reconnues mondialement, elles attestent d’un cheminement rigoureux ayant préparé ces experts à faire face aux défis et aux enjeux les plus complexes dans leur domaine.Notre MissionOffrir un service à la clientèle de haut niveau adapté aux besoins de nos membres, encourager l’innovation et l’excellence des pratiques en gestion de projets, favoriser l’évolution de la profession et veiller au rayonnement des titres professionnels du PMI partout au Québec.

Description de l’offre d’emploi

Relevant de la Directrice, formations et administration, le Chargé(e) du service aux membres et formations occupe un rôle clé dans le soutien au développement et à l’efficience des activités de PMI-Montréal. Travaillant de manière collaborative avec les équipes internes et les parties prenantes bénévoles et contractuelles, il soutient activement le développement du secteur de la formation, veille à la satisfaction des participants et membres de PMI-Montréal, ainsi qu’à l’efficience des processus administratifs de l’organisation.Développement et diversification du secteur formationPlanification et coordination des activités du secteur formationSoutien administratif completGestion des bénévolesRôles et responsabilités1. Contribution au développement et à la coordination des projets du secteur formation2. Soutenir les membres pour une expérience enrichissante et mobilisatrice3. Soutien administratif complet4. Gestion des bénévoles du secteur formationCompétences requisesExpérience en gestion de service aux membres ou administration, idéalement dans un contexte associatif ou éducatif.Expérience en coordination avec des parties prenantes variées, incluant bénévoles, formateurs et membres.Qualifications et certificationsCompétences techniquesLa certification PMP (Project Management Professional) ou CAPM (Certified Associate in Project Management) est un atout important.Compréhension des normes et pratiques en gestion de projet, incluant les exigences liées aux certifications PMI.Expérience en tenue de livres, traitement de factures et gestion budgétaire.Connaissance des outils numériques de gestion (CRM, plateformes de formation ou d’inscription).Excellentes habiletés relationnelles et communication écrite et orale, en français et en anglais.Capacité à analyser des données pour mesurer l’impact des initiatives et proposer des améliorations.Aptitudes recherchéesCompétences relationnelles et service à la clientèleOrientation clientCommunication claire et empathiqueEsprit collaboratifGestion de projets et organisationMultitâche et rigueurAmélioration continue

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureauAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratifDiplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestionDiplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - BureautiqueAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - BureautiqueAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestionAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureauAttestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Gestion de projet

Compétences

Capacité de jugement et facilité à prendre des décisionsPolyvalenceCapacité à travailler en équipe

Langues

Français parlé - ÉlevéFrançais écrit - MoyenAnglais parlé - ÉlevéAnglais écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description :

Adjointe administrative

Artemis Recrutement est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour l'un de nos clients situé à Montréal-Est.

Poste permanent - Entrée en poste rapide

Salaire : 52 000 $ à 58 000 $

Avantages : Assurances collectives, cotisation au REER

Horaire : 40 heures / semaine, du lundi au vendredi

Responsabilités :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels ;
• Coordonner les activités administratives de l'entreprise ;
• Optimiser les tâches cléricales ;
• Offrir un soutien au département des ressources humaines (gestion des dossiers employés, suivi des assurances collectives, etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.

Exigences :

• Minimum d'un (1) an d'expérience en administration ;
• Intérêt marqué pour les tâches en comptabilité ;
• Bon sens de l'organisation et esprit d'équipe ;
• Attitude dynamique, motivée et envie d'apprendre ;
• Bilinguisme requis (français et anglais).

Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.

À propos d'Artemis Recrutement

Artemis offre des services de recrutement de haut niveau, spécialisés en comptabilité et finance, pour des postes temporaires et permanents. Nos chasseurs de têtes sont proactifs, rapides, efficaces et professionnels.

Avec Artemis, votre besoin devient une opportunité !

Description du Poste

(English below) Nous recherchons une personne hautement organisée et dynamique pour rejoindre notre équipe en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) auprès du Vice-Président Principal des Ventes Globales. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de notre équipe de ventes. Le candidat idéal possédera des compétences administratives exceptionnelles, une forte capacité de réflexion stratégique et la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités. Si vous avez une attitude positive et une maîtrise bilingue du français et de l'anglais, nous vous invitons à postuler pour cette opportunité passionnante.

RESPONSABILITÉS

• Administration
  • Gérer l'agenda des rôles de Vice-Présidence, y compris la planification et la coordination des réunions et des rendez-vous clients.
  • Planifier et organiser la logistique des déplacements pour le VP et les membres de l'équipe lors d'événements d'affaires.
  • Mettre à jour le CRM (Salesforce) et préparer des rapports selon les demandes.
  • Appuyer les opérations de vente en fournissant une assistance administrative et logistique.
  • Préparer des ébauches de présentations de vente, des emails et autres documents nécessaires.
  • Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et faciliter le traitement des données.
  • Effectuer des recherches et compiler des données pour examen par la direction.
• Organisation d'événements - Marketing
  • Aider à la logistique des événements de vente, y compris la coordination et le support sur place.
  • Gérer les invitations, suivre les contacts et assurer une participation optimale.

QUALIFICATIONS

• Plusieurs années d'expérience dans un rôle de soutien à une fonction de direction, idéalement dans les ventes.
• Excellentes compétences en communication et diplomatie, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capacité à coordonner des projets.
• Compétences organisationnelles solides et gestion des priorités.
• Débrouillardise et autonomie.
• Fort sens du service à la clientèle.
• Leadership positif.
• Personnalité dynamique, axée sur les solutions.
• Bilinguisme (français et anglais).

Veuillez noter que le poste peut :

• Exiger des déplacements occasionnels au bureau (Montréal).
• Exiger une disponibilité en dehors des heures de bureau lors de certains événements.
• Exiger des déplacements pour des événements au Canada et aux États-Unis.

ATOUTS

• Salesforce

We are seeking a highly organized and dynamic individual to join our team as an Executive Assistant to the Principal VP of Global Sales. This role is pivotal in ensuring the smooth operation of our Sales team. The ideal candidate will possess exceptional administrative skills, strong strategic thinking, and the ability to manage multiple priorities efficiently. If you are a proactive problem-solver with a positive attitude and bilingual proficiency in French and English, we invite you to apply for this exciting opportunity.

RESPONSIBILITIES

• Administration
  • Manage the schedule for Vice Presidency roles, including planning and coordinating meetings and client appointments.
  • Plan and organize travel logistics for the VP and team members for business events.
  • Update the CRM (Salesforce) and prepare reports as requested.
  • Support sales operations by providing administrative and logistical assistance.
  • Draft sales presentations, emails, and other necessary documents.
  • Take notes, prepare minutes, and facilitate data processing.
  • Conduct research and compile data for review by management.
• Event Organization - Marketing
  • Assist with the logistics of sales events, including coordination and on-site support.
  • Manage invitations, follow up with contacts, and ensure optimal participation.

QUALIFICATIONS

• Several years of experience in a support role for an executive function, ideally in sales.
• Excellent communication and diplomacy skills, both oral and written.
• Project coordination abilities.
• Strong organizational skills and priority management.
• Resourcefulness and autonomy.
• Strong customer service orientation.
• Positive leadership.
• Dynamic, solution-oriented personality.
• Bilingual (French and English).

Please note that the position may :

• Require occasional office visits (Montréal).
• Require availability outside of regular office hours during certain events.
• Require travel to events in Canada and the USA.

ASSETS

• Salesforce

Sommaire des principales responsabilités

Sous la responsabilité du gestionnaire, la secrétaire comptable accomplit des tâches liées à la comptabilité ainsi qu'au système de paie. Elle doit également exécuter diverses tâches de secrétariat.

Description des tâches :

• Accomplir des tâches liées à la comptabilité ainsi que diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.
• Traiter les comptes débiteurs et recevoir les paiements.
• Traiter les comptes créditeurs, vérifier les factures et préparer les paiements.
• Faire les écritures comptables et tenir à jour les journaux pertinents.
• Préparer les dépôts, effectuer la conciliation bancaire et balancer les livres.
• Effectuer les tâches liées au système de paie.
• Calculer les retenues, faire les remises et préparer les rapports liés aux régimes publics (DAS, CNESST, TPS-TVQ, relevé d'emploi, etc.).
• Effectuer la mise à jour et le suivi des quittances et dénonciation de contrats.
• Assister les gestionnaires et l'équipe opérationnelle avec des tâches administratives variées.
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance administrative.
• Produire et assurer le suivi de la documentation d'ouverture de projet.
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs relatifs aux projets de construction (contrats, permis, factures, etc.).
• Effectuer le suivi avec les clients et fournisseurs (facturation, paiements).
• Maintenir un système de classement effectif.
• Préparation des documents de fins de projets à remettre au client.
• Rapports des dépenses des employés.
• Assistance à l'achat des matériaux.

Poste à 100% en présentiel.

Sommaire des principales responsabilités

Sous la responsabilité du gestionnaire, la secrétaire comptable accomplit des tâches liées à la comptabilité ainsi qu'au système de paie. Elle doit également exécuter diverses tâches de secrétariat.

Description des tâches :

• Accomplir des tâches liées à la comptabilité ainsi que diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif.
• Traiter les comptes débiteurs et recevoir les paiements.
• Traiter les comptes créditeurs, vérifier les factures et préparer les paiements.
• Faire les écritures comptables et tenir à jour les journaux pertinents.
• Préparer les dépôts, effectuer la conciliation bancaire et balancer les livres.
• Effectuer les tâches liées au système de paie.
• Calculer les retenues, faire les remises et préparer les rapports liés aux régimes publics (DAS, CNESST, TPS-TVQ, relevé d'emploi, etc.).
• Effectuer la mise à jour et le suivi des quittances et dénonciation de contrats.
• Assister les gestionnaires et l'équipe opérationnelle avec des tâches administratives variées.
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance administrative.
• Produire et assurer le suivi de la documentation d'ouverture de projet.
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs relatifs aux projets de construction (contrats, permis, factures, etc.).
• Effectuer le suivi avec les clients et fournisseurs (facturation, paiements).
• Maintenir un système de classement effectif.
• Préparation des documents de fin de projets à remettre au client.
• Rapports des dépenses des employés.
• Assistance à l'achat des matériaux.

Poste à 100% en présentiel.

Description :

Adjointe administrative

Artemis Recrutement est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour l'un de nos clients situé à Montréal-Est.

Poste permanent - Entrée en poste rapide

Salaire : 52 000 $ à 58 000 $

Avantages : Assurances collectives, cotisation au REER

Horaire : 40 heures / semaine, du lundi au vendredi

Responsabilités :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels ;
• Coordonner les activités administratives de l'entreprise ;
• Optimiser les tâches cléricales ;
• Offrir un soutien au département des ressources humaines (gestion des dossiers employés, suivi des assurances collectives, etc.) ;
• Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.

Exigences :

• Minimum d'un (1) an d'expérience en administration ;
• Intérêt marqué pour les tâches en comptabilité ;
• Bon sens de l'organisation et esprit d'équipe ;
• Attitude dynamique, motivée et envie d'apprendre ;
• Bilinguisme requis (français et anglais).

Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.

À propos d'Artemis Recrutement

Artemis offre des services de recrutement de haut niveau, spécialisés en comptabilité et finance, pour des postes temporaires et permanents. Nos chasseurs de têtes sont proactifs, rapides, efficaces et professionnels.

Avec Artemis, votre besoin devient une opportunité !

Conditions d’emploi

• Contrat de travail permanent à temps plein (35 heures / semaine)
• Horaire comprimé 9 / 10 : 1 jour de congé par 2 semaines (70 heures en 9 jours)
• Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle
• Politique de télétravail
• Rémunération concurrentielle
• Régime de bonification
• Programme d’assurance-groupe et de retraite financé en partie par l’employeur
• Banque de congés personnels, dont un congé le jour de votre anniversaire
• Congés additionnels durant la période des Fêtes
• Titres de transport payés par l’employeur – Bureaux facilement accessibles en autobus, métro ou train de banlieue.

Description

La collecte sélective est en pleine évolution au Québec et ÉEQ se retrouve au cœur de cet important changement sociétal et environnemental. La modernisation du système répondant aux enjeux du XXIe siècle requiert un important travail de collaboration dans l’organisation. Avec son nouveau plan stratégique, l’équipe de ÉEQ œuvre à déployer ce vaste chantier de modernisation de la collecte sélective reposant sur le principe de responsabilité élargie des producteurs (REP).

Sous la responsabilité du chef comptable, le titulaire du poste contribue à la réalisation des tâches liées au cycle complet des recouvrements.

À ce titre, il est prévu qu’il exerce les fonctions suivantes :

• Analyser les comptes clients en retard de paiement et déterminer les actions appropriées ;
• Communiquer avec les clients pour discuter des soldes impayés et négocier des plans de paiement ;
• Mettre en place des procédures de recouvrement efficaces pour réduire les créances irrécouvrables ;
• Maintenir à jour les dossiers de recouvrement et effectuer un suivi rigoureux des paiements ;
• Collaborer avec l’ensemble de l’équipe comptabilité et le service aux producteurs pour résoudre les litiges de paiement ;
• Préparer des rapports réguliers sur l'état des comptes clients et les performances de recouvrement.
• Assurer un soutien à l’équipe de comptes à recevoir en cas de besoin selon le cycle (notamment facturation, paiements, écritures de fin de mois, ententes de paiement, conciliation bancaire, etc.).

Candidatures

Entrée en fonction : Dès que possible

Veuillez signifier votre intérêt par une lettre de motivation accompagnant votre curriculum vitae. Les candidatures doivent être transmises par courriel à [email protected]

L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.

EXIGENCES ET QUALIFICATIONS

Pour se qualifier, les candidats doivent répondre aux critères suivants :

• Détenir un DEC en comptabilité, un certificat universitaire en comptabilité ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi ;
• Expérience minimum de trois (3) années en recouvrement, en gestion de comptes clients ou dans un poste de même nature ;
• Connaissances avancées d’Excel ;
• Connaissance du logiciel Microsoft Dynamics 365 Business Central (atout) ;
• Maîtrise de l’anglais à l’oral comme à l’écrit (50% des relations avec les entreprises extérieures se font en anglais).

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Sens de l'organisation et rigueur ;
• Esprit d'analyse et de résolution de problèmes ;
• Excellentes compétences en communication et négociation ;
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Esprit d’équipe et aptitude à collaborer avec différentes directions.

AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE (POSTE TEMPORAIRE)

ADJOINT, ADJOINTE ADMINISTRATIVE

ACCÈS À L'ÉGALITÉ

L'employeur s'engage à veiller au principe d'égalité entre les personnes qui composent son personnel et, à cette fin, encourage la présence des femmes, des personnes issues de la diversité sexuelle, corporelle et de genre, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap et des personnes issues des minorités visibles dans tous ses emplois.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité du secrétaire général ou de son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat et assure un soutien technique à l'équipe des conseillers et conseillères. La personne sera affectée au service de l'éducation de la FTQ.

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Accomplit les tâches d'adjoint, adjointe administrative avec un très grand niveau d'autonomie et d'initiative;
• Saisit divers documents tels que lettres, rapports, cahiers de formation, mémoires, comptes rendus, documents de congrès et conseils généraux, liste, etc.;
• Effectue la mise en page de documents et en vérifie l'orthographe, la grammaire et la syntaxe;
• Fait le suivi des publications du service : liens avec le graphiste ou l'imprimeur, relecture, envois;
• Compose la correspondance courante pour les convocations aux réunions, lettres de présentation et de confirmation, etc.;
• Effectue la mise à jour du site Internet de la FTQ;
• Responsable, selon les protocoles en vigueur, de la logistique d'événement ou d'opération spéciale, comme les séminaires ou colloques, sessions d'information ou de formation, journées d'étude, réunions de comité, etc.;
• Participe aux tâches entourant la tenue du congrès de la FTQ et se déplace à l'extérieur du bureau lorsque c'est requis;
• Prépare le matériel nécessaire pour les activités et les événements; transmet les convocations de réunions, réserve les salles de rencontres et les appareils requis, organise les repas, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants et participantes;
• Au besoin, tient l'agenda des conseillers et des conseillères, fait les arrangements de voyage (transport, hébergement, etc.);
• Assure les suivis et répond aux demandes des syndicats affiliés lors de déplacements des conseillers et conseillères à l'extérieur du bureau;
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives définies telles que vente de matériel, prise d'inventaire, saisie des données nécessaires à la facturation, préparation des bons de commande, tenue à jour des listes, lois ou autres, etc.;
• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages;
• Répond aux demandes d'information reçues par courriel, courrier, téléphone ou télécopieur et s'assure du suivi, selon leur priorité;
• Fait la gestion des documents de son service, effectue le classement et transfère les documents nécessitant un archivage. Tient à jour les listes des comités ou réseaux sous sa responsabilité;
• Fait la relève téléphonique de la réception et collabore à des travaux de secrétariat pour d'autres services ainsi que pour la direction;
• Utilise les logiciels de la suite Office ainsi que de la suite Adobe (Word, Excel, Access, InDesign, Photoshop, Acrobat, Forms, PowerPoint, etc.) ainsi que divers appareils de bureau requis par la fonction;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par les conseillers et conseillères du service;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par le secrétaire général ou son représentant ou sa représentante.

QUALIFICATIONS DE BASE

• D.E.C. en technique de secrétariat ou techniques de bureautique ou son équivalent;
• Expérience pertinente ayant permis l'acquisition de connaissances pratiques reliées à la fonction;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Sens de l'initiative, capacité à collaborer et travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l'organisation;
• Bonne capacité de rédaction et communication orale;
• Maîtrise les fonctions du traitement de textes Word (table des matières, publipostage, graphique, etc.), Outlook et tous les outils requis par la fonction tels que les logiciels de la suite Office;
• Connaissance des logiciels de design graphique (Suite Adobe);
• Capacité d'attention visuelle soutenue et de concentration;
• Connaissance des structures syndicales de la FTQ, serait un atout.

CLASSE SALARIALE

Date d'entrée en fonction : à déterminer. Poste temporaire d'une durée de six (6) mois. Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature par écrit et l'envoyer par courriel à [email protected] en joignant leur curriculum vitae, et ce d'ici le 25 avril 2025.

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AFFICHAGE INTERNE ET EXTERNE (POSTE TEMPORAIRE) ADJOINT, ADJOINTE ADMINISTRATIVE

ACCÈS À L'ÉGALITÉ L'employeur s'engage à veiller au principe d'égalité entre les personnes qui composent son personnel et, à cette fin, encourage la présence des femmes, des personnes issues de la diversité sexuelle, corporelle et de genre, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap et des personnes issues des minorités visibles dans tous ses emplois.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité du secrétaire général ou de son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat et assure un soutien technique à l'équipe des conseillers et conseillères. La personne sera affectée au service de l'éducation de la FTQ.

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Accomplit les tâches d'adjoint, adjointe administrative avec un très grand niveau d'autonomie et d'initiative;
• Saisit divers documents tels que lettres, rapports, cahiers de formation, mémoires, comptes rendus, documents de congrès et conseils généraux, liste, etc.;
• Effectue la mise en page de documents et en vérifie l'orthographe, la grammaire et la syntaxe;
• Fait le suivi des publications du service : liens avec le graphiste ou l'imprimeur, relecture, envois;
• Compose la correspondance courante pour les convocations aux réunions, lettres de présentation et de confirmation, etc.;
• Effectue la mise à jour du site Internet de la FTQ;
• Responsable, selon les protocoles en vigueur, de la logistique d'événement ou d'opération spéciale, comme les séminaires ou colloques, sessions d'information ou de formation, journées d'étude, réunions de comité, etc.;
• Participe aux tâches entourant la tenue du congrès de la FTQ et se déplace à l'extérieur du bureau lorsque c'est requis;
• Prépare le matériel nécessaire pour les activités et les événements; transmet les convocations de réunions, réserve les salles de rencontres et les appareils requis, organise les repas, encaisse les frais de participation, guide et informe les participants et participantes;
• Au besoin, tient l'agenda des conseillers et des conseillères, fait les arrangements de voyage (transport, hébergement, etc.);
• Assure les suivis et répond aux demandes des syndicats affiliés lors de déplacements des conseillers et conseillères à l'extérieur du bureau;
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives définies telles que vente de matériel, prise d'inventaire, saisie des données nécessaires à la facturation, préparation des bons de commande, tenue à jour des listes, lois ou autres, etc.;
• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages;
• Répond aux demandes d'information reçues par courriel, courrier, téléphone ou télécopieur et s'assure du suivi, selon leur priorité;
• Fait la gestion des documents de son service, effectue le classement et transfère les documents nécessitant un archivage. Tient à jour les listes des comités ou réseaux sous sa responsabilité;
• Fait la relève téléphonique de la réception et collabore à des travaux de secrétariat pour d'autres services ainsi que pour la direction;
• Utilise les logiciels de la suite Office ainsi que de la suite Adobe (Word, Excel, Access, InDesign, Photoshop, Acrobat, Forms, PowerPoint, etc.) ainsi que divers appareils de bureau requis par la fonction;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par les conseillers et conseillères du service;
• Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par le secrétaire général ou son représentant ou sa représentante.

QUALIFICATIONS DE BASE

• D.E.C. en technique de secrétariat ou techniques de bureautique ou son équivalent;
• Expérience pertinente ayant permis l'acquisition de connaissances pratiques reliées à la fonction;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Sens de l'initiative, capacité à collaborer et travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l'organisation;
• Bonne capacité de rédaction et communication orale;
• Maîtrise les fonctions du traitement de textes Word (table des matières, publipostage, graphique, etc.), Outlook et tous les outils requis par la fonction tels que les logiciels de la suite Office;
• Connaissance des logiciels de design graphique (Suite Adobe);
• Capacité d'attention visuelle soutenue et de concentration;
• Connaissance des structures syndicales de la FTQ, serait un atout.

CLASSE SALARIALE

Date d'entrée en fonction : à déterminer. Poste temporaire d'une durée de six (6) mois. Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature par écrit et l'envoyer par courriel à [email protected] en joignant leur curriculum vitae, et ce d'ici le 25 avril 2025.

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Description de poste

Pour notre client : Horizon Travail

Horizon Travail contribue activement à l’intégration et au maintien en emploi des personnes vivant avec une limitation visuelle ou un trouble de santé mentale. À travers ses services, l’organisme soutient ces personnes à chaque étape de leur parcours professionnel : la recherche d’un emploi, l’intégration lors de l’entrée en poste, ainsi que le maintien en emploi à long terme.

Nous offrons des services professionnels et diversifiés qui permettent de briser les préjugés envers ces travailleurs, tout en favorisant leur valorisation sociale et professionnelle. Par notre action, nous participons à la lutte contre la pénurie de main-d’œuvre, tout en bâtissant un marché du travail plus inclusif.

Notre équipe est actuellement à la recherche d’un

• e secrétaire de direction pour se joindre à notre bureau situé au centre-ville de Montréal.

Pourquoi nous rejoindre?

• Contrat permanent;
• Poste non syndiqué;
• Travail en mode hybride (3 jours par semaine au bureau);
• Horaire flexible;
• 4 semaines de vacances après un an;
• Plusieurs journées de congés personnels et de congés maladie;
• Programme d’assurances collectives après 3 mois;
• Emplacement central : métro McGill

Votre mission

La personne recherchée joue un rôle clé au sein de l’organisme. Elle soutient la direction générale, les membres de l’équipe ainsi que la clientèle. En plus d’assumer diverses tâches administratives, elle entretient des liens réguliers avec des personnes vivant des situations de vulnérabilité. Ce poste demande un bon sens de l’organisation, de la discrétion et une grande qualité d’écoute.

Vos responsabilités

Soutien à la direction

• Gérer l’agenda de la direction générale et coordonner ses communications;
• Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions;
• Planifier et organiser les rencontres de l’équipe et du conseil d’administration;
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des politiques et procédures administratives;

Gestion administrative et coordination

• Répondre aux demandes de services par téléphone et courriel;
• Rédiger, réviser et relire divers documents (rapports, présentations, procédures, brochures);
• Traiter les factures et assurer le suivi administratif avec les fournisseurs;
• Gérer les stocks de fournitures et le matériel promotionnel;
• Saisir et mettre à jour les données dans les systèmes informatiques;
• Participer à l’implantation d’un nouveau système informatique;
• Traiter les résultats des sondages de satisfaction de la clientèle;
• Compiler des données statistiques sur la clientèle et les objectifs.

Communication et relations externes

• Organiser des événements avec des partenaires;
• Assurer la liaison entre la direction, les organismes partenaires et les fournisseurs de services;
• Participer à la promotion des services de l’organisme;
• Faire une veille des événements pertinents (colloques, conférences, etc.);
• Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale.

Votre profil

• Formation universitaire de premier cycle ou DEC en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Expérience pertinente en administration, secrétariat ou autre domaine connexe;
• Connaissance de la clientèle en situation de handicap ou de vulnérabilité (un atout);
• Excellentes aptitudes communicationnelles et relationnelles;
• Bonne capacité d’adaptation;
• Autonomie, proactivité et bon sens de l’organisation;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;
• Anglais fonctionnel, à l’oral et à l’écrit;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office, Facebook, Teams, Zoom, Canva ou autres outils de communication.

Envie de mettre vos compétences au service d’une mission humaine et porteuse de sens?

Joignez-vous à une équipe engagée qui croit en l’inclusion, en la collaboration et en le pouvoir de chacun de faire une différence.

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Description du poste

La firme drh recrute un(e) Secrétaire réceptionniste pour la FTQ-Construction Local 3 qui est au cœur des débats d’intérêt des travailleurs et travailleuses qu’elle représente. Cette opportunité est une occasion de travailler dans un environnement où le travail d'équipe et où les initiatives sont valorisées!

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs, répondre aux diverses demandes des membres et des représentants syndicaux (paiements de comptes, besoin de matériel ou d’équipements, etc.);
• Répondre aux appels téléphoniques, assurer un service à la clientèle de qualité en répondant aux questions ou en transférant les appels à d’autres ressources;
• Acheminer les invitations aux membres concernés par les assemblées et différentes réunions et ce, par envois massifs;
• Gérer la correspondance et la documentation, incluant la rédaction de lettres et de courriels;
• Effectuer multiples entrées de données pour que les dossiers soient dûment à jour (membres, fournisseurs, etc.);
• Gérer les dossiers d'assurances vie des membres en règles;
• Réaliser du classement numérique et physique;
• Assembler des documents utiles pour diverses réunions ou assemblées;
• Collaborer, en équipe, à l’amélioration continue des processus administratifs pour assurer une efficacité accrue.

Profil

• Minimum d'un an d’expérience dans un rôle similaire (environnement syndical ou dans un domaine connexe est un atout);
• Expérience notable en service à la clientèle téléphonique et en personne;
• Expérience dans une entreprise du secteur de la construction (atout);
• Diplôme en secrétariat, en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe;
• Maîtrise avancée des outils informatiques Word, Excel, Outlook;
• Habileté à faire l'apprentissage de nouveaux outils informatiques;
• Excellentes compétences en rédaction et en communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances dans un environnement dynamique;
• Capacité à avoir de la rigueur, de la patience et de la tolérance, le souci du détail, le sens de l’organisation, une excellente gestion du temps et un excellent sens du service à la clientèle.

Informations contractuelles

• Échelle salariale : 22.40$ à 26.87$ / heure;
• Assurances collectives;
• Fonds de pension;
• 4 semaines de vacances;
• Journée mobile et journées fériées supplémentaires.

Pour toutes questions ou discussions, communiquez avec :

Caroline Dignard, CRHA

[email protected]

450 657-8880 x 223

La firme drh respecte les principes d'équité et de non-discrimination en emploi.

Description du poste

La firme drh recrute un(e) Secrétaire réceptionniste pour la FTQ-Construction Local 3 qui est au cœur des débats d’intérêt des travailleurs et travailleuses qu’elle représente. Cette opportunité est une occasion de travailler dans un environnement où le travail d'équipe et où les initiatives sont valorisées!

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs, répondre aux diverses demandes des membres et des représentants syndicaux (paiements de comptes, besoin de matériel ou d’équipements, etc.);
• Répondre aux appels téléphoniques, assurer un service à la clientèle de qualité en répondant aux questions ou en transférant les appels à d’autres ressources;
• Acheminer les invitations aux membres concernés par les assemblées et différentes réunions et ce, par envois massifs;
• Gérer la correspondance et la documentation, incluant la rédaction de lettres et de courriels;
• Effectuer multiples entrées de données pour que les dossiers soient dûment à jour (membres, fournisseurs, etc.);
• Gérer les dossiers d'assurances vie des membres en règles;
• Réaliser du classement numérique et physique;
• Assembler des documents utiles pour diverses réunions ou assemblées;
• Collaborer, en équipe, à l’amélioration continue des processus administratifs pour assurer une efficacité accrue.

Profil

• Minimum d'un an d’expérience dans un rôle similaire (environnement syndical ou dans un domaine connexe est un atout);
• Expérience notable en service à la clientèle téléphonique et en personne;
• Expérience dans une entreprise du secteur de la construction (atout);
• Diplôme en secrétariat, en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe;
• Maîtrise avancée des outils informatiques Word, Excel, Outlook;
• Habileté à faire l'apprentissage de nouveaux outils informatiques;
• Excellentes compétences en rédaction et en communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances dans un environnement dynamique;
• Capacité à avoir de la rigueur, de la patience et de la tolérance, le souci du détail, le sens de l’organisation, une excellente gestion du temps et un excellent sens du service à la clientèle.

Informations contractuelles

• Échelle salariale : 22.40$ à 26.87$ / heure;
• Assurances collectives;
• Fonds de pension;
• 4 semaines de vacances;
• Journée mobile et journées fériées supplémentaires.

Pour toutes questions ou discussions, communiquez avec : Caroline Dignard, [email protected] 657-8880 x 223

• La firme drh respecte les principes d'équité et de non-discrimination en emploi.

Description du poste

Poste : adjoint administratif

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal

Salaires : jusqu'à 27 $ l'heure (selon l'expérience)

Horaire : 32 à 35 heures par semaine, du lundi au vendredi (de 9 h à 16 h)

Un nouveau départ

Une nouvelle saison, une nouvelle carrière fleurit ! Vous êtes passionné par le service à la clientèle et le soutien administratif ? Rejoignez une entreprise bien établie dans le secteur immobilier avec plus de 50 ans d'expérience !

À propos du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ive) dynamique pour apporter un soutien essentiel à notre équipe de direction ! Vous serez le premier point de contact pour les locataires, les clients et les visiteurs, et vous jouerez un rôle clé dans diverses tâches administratives qui contribuent au bon déroulement de nos opérations.

Vos missions :

• Accueillir et assister les clients, les locataires, les fournisseurs et les visiteurs
• Gérer la saisie des données pour les comptes fournisseurs, les comptes clients et les ventes
• Solder et rapprocher les ventes de cartes-cadeaux
• Rédiger des documents et gérer les communications pour l'équipe de direction
• Coordonner les événements internes et travailler avec des partenaires externes
• Assurer le suivi des rapports mensuels et tenir à jour les calendriers d'activités
• Assurer le service à la clientèle en vendant des cartes-cadeaux et en soutenant l'équipe

Ce que nous recherchons :

• Au moins deux ans d'expérience dans un poste administratif
• Solides compétences en matière de service à la clientèle, en particulier dans les relations avec les locataires
• Maîtrise de Microsoft Office et une certaine expérience des médias sociaux
• Sens de l'organisation, débrouillardise et souci du détail

Si vous êtes à la recherche d'une occasion intéressante de rejoindre une entreprise de confiance, postulez dès aujourd'hui ! Envoyez votre CV à [email protected]

UNE PERSONNE EMBAUCHÉE POUR UN POSTE PERMANENT ET GAGNEZ JUSQU'À 1 000 $ ! Pour plus d'informations, cliquez ici.

NOS PORTES VIRTUELLES SONT OUVERTES ! En plus, vous passerez les entrevues à domicile grâce à différentes applications Web ! Alors, contactez-nous dès aujourd'hui pour relever votre prochain défi professionnel.

Numéros du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Description du poste

Le candidat retenu pour le poste à la réception et sécurité devrait détenir les compétences et aptitudes suivantes :

• Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d'assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités;
• Accueille et dirige les résidants et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; fait signer le registre.
• Enregistre les sorties et entrées des résidants, selon le système établi, afin d'en assurer le suivi et avise les services alimentaires de leur absence en regard des repas;
• Communique, selon les informations fournies par l'entremise du réseau de communication, les informations d'intérêt général (ex. repas, activités);
• Dirige les appels de location à l'agent de location;
• Achemine, selon les informations fournies à la Coordonnatrice d'activité clinique, les prescriptions ou autres requêtes à la pharmacie afin de procurer aux résidants les médicaments ou autres produits pharmaceutiques requis; en assure le suivi;
• Reçoit le courrier, les rapports, les factures, les fiches de temps, etc.; valide les données ou complète les informations afin d'en faciliter le traitement et achemine ces documents à qui de droit et en assure le suivi;
• Assure une présence continuelle à l'accueil; s'assure de recevoir les gens avec courtoisie, sourire et doit demander de signer le livre de présence;
• Être à l'affût de ce qui se passe;
• Effectue le nettoyage et entretien des locaux communs;
• Effectue des vérifications périodiques des équipements afin d'assurer le bon fonctionnement, tel que photocopieur et caméra;
• Fait parvenir les plaintes à la direction;
• Entrée les données sur Word, Excel, Hopem;
• Effectue les remplacements des employés absents selon l'ancienneté et la disponibilité.

Sécurité

Le candidat doit détenir les compétences et aptitudes suivantes :

• Une expérience confirmée en sécurité ou dans un rôle similaire;
• Une bonne condition physique et de l'endurance;
• Une attitude alerte et vigilante;
• L'intégrité et le professionnalisme;
• De bonnes capacités en communication;
• Un sens du jugement aiguisé;
• Les bases du secourisme.

Agente ou agent de secrétariat niveau 2

Joignez-vous à l’INRS

L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l’échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700 employé.e.s ont à cœur de soutenir l’innovation et l’excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.

Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.

Au sein de l’équipe administrative du Centre Énergie Matériaux Télécommunications, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d’une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.

Votre rôle

Vous effectuerez, sous encadrement immédiat et en collaboration avec les autres employé.e.s, une variété de travaux de secrétariat selon des méthodes et procédures établies. Vous collaborerez également à l'approvisionnement en matériel d'usage courant dans le Centre, ainsi qu’à la livraison des biens reçus à ses destinataires.

Vos responsabilités

Plus spécifiquement, vous assumerez les tâches et responsabilités suivantes :

• Recevoir, filtrer et placer des appels téléphoniques. Effectuer la bonne gestion du système de classement. Ouvrir, trier et distribuer le courrier.
• Traiter les cartes d'accès, les cartes d'identité et divers formulaires (OPUS, etc.).
• Collaborer à l’organisation d’événements académiques spéciaux du Centre, notamment en procédant à la rédaction et à la diffusion d’annonces ainsi qu’à l’aménagement des locaux.
• Effectuer et gérer les réservations de salles.
• Donner accès aux photocopieurs à la communauté du Centre.
• Transcrire et effectuer la mise en page des documents, notes de service, lettres, étiquettes ou autres documents de nature simple. Remplir divers formulaires, tels que des demandes de paiement. Au besoin, rédiger ou transcrire de la correspondance relative aux demandes de renseignements d'ordre courant.
• Communiquer avec différent.e.s intervenant.e.s internes et externes et fournir, lorsque requis, de l'information d'ordre général.
• Effectuer l’expédition et la réception des marchandises et en faire la distribution. Saisir les réceptions au système informatique de gestion et assurer l’étiquetage d’inventaire desdits biens avant leur distribution.
• Faire la mise à jour de l’inventaire des biens du Centre lors de leur réception et de leur disposition dans les différents systèmes en place.
• S’assurer du respect des règles en vigueur pour les envois et les réceptions de colis.
• Tenir l’inventaire des cartes et des clés des bâtiments du Centre, en faire la distribution et la récupération et enregistrer les informations dans le système prévu à cette fin.
• Effectuer, lors de la réception des marchandises, la vérification de l'étiquetage. Colliger les informations figurant sur les fiches signalétiques des différents produits et les classer au fichier central selon la procédure établie.
• Compiler diverses données.
• Tenir l'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et en assurer l'approvisionnement.
• Au besoin, effectuer des remplacements au comptoir des colis de Varennes.
• Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Profil recherché

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Expérience

• Posséder une (1) année d’expérience pertinente.

Compétences et autres habiletés

• Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Ouverture, flexibilité, souplesse et grande capacité d’adaptation;
• Capacité à gérer un grand volume de dossiers et à travailler sous pression;
• Sens développé de l’organisation et autonomie;
• Excellent jugement et bonne gestion des priorités;
• Rigueur;
• Patience, diplomatie et discrétion;
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout.

Milieu inclusif

L’INRS valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’INRS encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature, et ce, conformément aux programmes d’accès à l’égalité en emploi et d’équité en matière d’emploi auxquels il souscrit.

Il est à noter que les procédures et outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins présentés. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions relatives à l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité, à [email protected].

Informations supplémentaires

Affichage du 26 mars 2025 au 8 avril 2025 (interne et externe)

Poste contractuel relevant du gestionnaire de l’administration du Centre Énergie Matériaux Télécommunications à Varennes et à Montréal. Contrat d’une durée de six (6) mois.

Poste à temps complet à raison de 35 heures par semaine.

La personne sera appelée à effectuer des déplacements dans la région de Montréal et de Varennes.

Conformément à l’échelle salariale classe 3, le salaire d’agent.e de secrétariat niveau 2 peut varier entre 25,81 $ et 29,29 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).

Afin de vous assurer de recevoir nos courriels, nous recommandons d'ajouter le courriel [email protected] à la liste des expéditeurs approuvés de votre outil de messagerie. Nous vous suggérons également de vérifier votre boîte de courrier indésirable.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez [email protected]

Description du poste

Vous êtes une personne organisée, proactive et aimez jouer un rôle clé dans la gestion de projets ? Nous avons une opportunité pour vous !

Informations générales

Lieu : Anjou
35 heures par semaine
25$ par heure

Vos principales responsabilités :

• Servir de lien entre le chef d’équipe et le bureau pour assurer une communication fluide.
• Gérer les courriels entrants et les acheminer.
• Préparer et transmettre les soumissions en fonction des demandes reçues.
• Corriger et envoyer les rapports.
• Effectuer l’entrée des bons de commande et assurer l’exactitude des données.
• Vérifier et traiter les factures ainsi que les bons de commande liés aux projets.
• Autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Organisation et excellent jugement.
• Expérience ou connaissances dans le domaine de la construction ou un secteur connexe.
• Maîtrise des outils MAC, car le travail s’effectue sur cet environnement.
• Bilinguisme (français et anglais) requis pour des projets à travers le Canada.
• Aisance avec les outils bureautiques et gestion de courriels.
• Esprit d’équipe et rigueur dans l’exécution des tâches.