Organisation : une technique imparable

Votre sens de l'organisation, c'est votre compétence clé. Mais à la vitesse où les dossiers s'empilent sur votre bureau, celui-ci est parfois mis à rude épreuve. Une télésecrétaire et blogueuse vous décrit son système d'organisation hors-pair.

Vous avez peut-être un joyeux fouillis sur votre bureau - preuve d'une belle créativité - mais il est néanmoins utile de trier un minimum les dossiers sur lesquels vous travaillez afin d'être la plus efficace possible.

Vos armes : un range-tout avec paniers, des pochettes de couleur, des étiquettes de couleur et vos boîtes d'archives.

1) Première étape. Placez vos nouveaux dossiers dans le premier panier, pourvu d'une étiquette « à trier », le travail urgent dans le second panier nommé « urgent », le travail moins urgent dans le troisième panier, etc. Donnez l'habitude à vos collègues et patrons de déposer les dossiers et courriers à traiter dans le panier « à trier », cela vous évitera de retrouver votre clavier englouti sous les requêtes, les pochettes et les post-it.

2)Deuxième étape. Dès qu'un dossier est terminé, glissez-le dans une pochette de couleur (ou transparente, selon vos goûts) et archivez-le. L'auteure du blogue, télésecrétaire, a noté les lettres alphabétiques sur les boîtes afin de retrouver le plus rapidement possible le dossier d'un client, rangé à son nom.

3) Troisième étape. Sauvegarder. Chaque dossier est enregistré dans un fichier Excel, avec son emplacement et les documents qu'il contient. Et vous pouvez même le transmettre à vos collègues afin qu'ils sachent où chercher.

Cette méthode d'organisation ne vous convient pas? Sachez qu'il en existe d'autres. Une fois la vôtre découverte, vous pourrez la mettre en oeuvre et devenir ainsi une adjointe incroyablement productive.