L'Art de la magie de Noël au bureau : le rôle clé de l'adjointe administrative

La principale tâche d’une adjointe administrative, c’est de « faire de tout, sauf de rien ». Et à l'approche des Fêtes de fin d'année, cette expression prend tout son sens !

Noël approche, et l'atmosphère au bureau se transforme, apportant avec elle une dose de magie et de convivialité. Au cœur de cette transformation se trouve souvent l'adjointe administrative, une figure essentielle qui orchestre le tout de main de maître (ou de maîtresse, plutôt).

Bien entendu, il y a une multitude de points importants difficiles à énumérer. Dans cet article, j’explore donc les principales tâches et responsabilités de l'adjointe administrative liées à l'organisation des activités de Noël, telles que les fêtes de bureau et les cadeaux.

Planification des fêtes de bureau

Choix de la date et du lieu : trouver un lieu qui convient à l’ensemble de l'équipe, et choisir une date qui maximise la participation. Pour ma part, j’utilise Doodle pour faire un sondage.

Décoration : coordonner la décoration pour créer une ambiance chaleureuse et accueillante. Je demande à mes collègues d’apporter des décorations pour leur espace de travail, et je m’occupe des espaces communs. J’évalue aussi avec mon supérieur le budget pour réaliser le tout.

Restauration et boissons : organiser le traiteur, selon les préférences alimentaires et les allergies. Dans mon milieu de travail, je dois également tenir compte des religions et éviter certains plats. Cette petite attention est très appréciée de mes collègues.

Gestion des cadeaux d'entreprise

Un autre aspect important est la gestion des cadeaux d'entreprise, ce qui implique plusieurs tâches.

Sélection des cadeaux : choisir des présents significatifs, tout en respectant le budget alloué. Dans notre entreprise, nous donnons des cartes cadeaux d’un montant fixe et égal à chaque employé.

Achat et emballage : acheter les cadeaux et les emballer élégamment. Mon petit truc, c’est de faire appel à une entreprise comme « Shop moi ça », car ils peuvent emballer chaque cadeau à ma place. Si néanmoins vous devez emballer des cadeaux, je vous suggère de trouver des lutins du Père Noël parmi vos collègues !

Distribution organisée : s'assurer que chaque employé reçoit son cadeau de manière ordonnée et festive. Et surtout, n’oubliez personne !

Communication et coordination

L'adjointe administrative joue également un rôle clé dans la communication et la coordination des fêtes de bureau. Elle est le point central auquel tous se réfèrent.

Invitations et RSVP : envoyer les invitations et suivre les réponses pour garantir une organisation fluide. Garantir également la réservation du restaurant ou du traiteur. Assurez-vous d’entreprendre ces démarches de un à deux mois à l’avance, car les places s’envolent vite dans le milieu hôtelier.

Coordination avec les fournisseurs : assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires, pour que tout se déroule sans accroc. Les traiteurs sont très sollicités.

Informations claires aux employés : fournir des informations claires et en temps utile aux employés sur les événements et les activités spéciaux. Prévoyez aussi, à proximité des lieux où se tiendra votre événement, une liste d’hébergements, de compagnies de taxis, de services de raccompagnement comme « Tolérance Zéro Capitale Nationale ». Des détails qui peuvent tout changer quand une fête est bien arrosée.

En conclusion, l'organisation des activités de Noël au bureau demande un mélange de créativité, de planification et d'attention aux détails. L'adjointe administrative, avec son expertise et son dévouement, est la clé de voûte qui permet de transformer ces festivités en moments mémorables pour tous les employés. Son rôle, souvent dans l'ombre, mérite une reconnaissance et une appréciation pour la magie qu'elle apporte en cette période festive.

Joyeuses Fêtes à tous !