Confidentialité des documents : les meilleures astuces pour se protéger!

La discrétion est une des premières qualités d’une adjointe professionnelle. Pour vous aider à protéger les informations confidentielles que vous détenez, lisez ces quelques conseils.

En tant qu’adjointe, vous recevez des informations confidentielles régulièrement. Elles se retrouvent dans les courriels de votre patron, dans les publications qu’il reçoit, à travers ses conversations et celles des autres membres du personnel… Comment réussir à maintenir la confidentialité malgré ce déluge d’informations qui atterrissent sur votre bureau? Voici quelques conseils recueillis sur Assistant Edge.

Les documents électroniques

• Vous travaillez dans un espace à aire ouverte? Positionnez votre bureau de façon à ce que les gens ne puissent pas marcher derrière vous ou regarder par-dessus votre épaule. Si c’est impossible, demandez d’avoir un filtre de confidentialité sur votre écran, cela limitera les regards indiscrets.

• Si vous vous éloignez du bureau, n’oubliez pas de toujours verrouiller votre ordinateur. Et ce, même si ce n’est que pour quelques minutes. Vaut mieux prévenir que guérir… Vous pouvez également penser à le verrouiller si quelqu’un vient s’entretenir avec vous dans votre bureau. Parfois, distraite par une conversation qui dure plus longtemps que prévu, vous pourriez oublier que votre ordinateur est ouvert sur une page qui détient des informations confidentielles. Vous pouvez également modifier les paramètres de votre ordinateur de façon à ce qu’il se mette en veille et qu’il soit protégé par un mot de passe après quelques minutes d’inactivité.

• Si vous lisez un courriel confidentiel, ne l’ouvrez jamais à la taille totale de votre écran. De cette façon, vous pourrez rapidement cliquer sur l’écran derrière pour que la fenêtre disparaisse si besoin est.

• Si vous avez à transmettre un message confidentiel à un autre membre du personnel, assurez-vous de lui faire savoir qu’il doit traiter ce document avec discrétion : 1. Marquez le courrier électronique de la mention « confidentiel » 2. Encodez les fichiers joints en fonction de leur degré de confidentialité. S’il le faut, parlez directement à la personne à qui vous envoyez les fichiers pour lui donner le mot de passe. 3. Déplacez le courriel envoyé vers un emplacement sécurisé.

• Faites régulièrement le ménage dans vos fichiers en ligne (courriels, fichiers partagés). Assurez-vous de n’avoir accidentellement rien laissé qui pourrait être accessible à quelqu’un qui jouerait dans votre ordinateur.

Les papiers confidentiels

• Demandez-vous toujours si un document a réellement besoin d’être imprimé. C’est généralement plus facile de garder confidentiel un document en format électronique plutôt qu’en format papier — pouvant facilement être pris sur le coin de votre bureau et emporté ailleurs.

• Si vous n’avez pas le choix d’imprimer une copie d’un document confidentiel, ne le laissez justement jamais sur le coin de votre bureau, et ce, même si vous quittez pour quelques instants seulement.

• Vous devriez avoir une imprimante à votre usage exclusif. Si ce n’est pas possible, vous pouvez imprimer du matériel confidentiel sur une imprimante collective en vous servant de la fonction « impression sécurisée » de l’imprimante. Ainsi, l’impression ne commencera pas tant que vous ne serez pas physiquement à côté de l’imprimante et que vous aurez entré le mot de passe requis.

• Lorsque vous n’avez plus besoin d’un document papier, détruisez-le à l’aide d’une déchiqueteuse ou déposez-le dans un bac à papier confidentiel.

• Attention! Avant de marquer un document comme « confidentiel » en filigrane, demandez-vous si cela est vraiment nécessaire. Parfois, cette simple marque peut attirer la curiosité des indiscrets.