Cinq astuces pour gérer efficacement vos courriels

Vous êtes en train de répondre à Madame Gagnon. Sauf que Madame Gagnon vous a écrit vendredi. Vendredi… il y a 8 jours! Les courriels s’amoncellent dans votre boite mail et vous n’arrivez plus à répondre à tous? C’est le moment de gagner du temps!

* Le courriel à heure fixe. Plutôt que de cliquer à chaque courriel reçu, planifiez des plages horaires pour les consulter et les trier. A 8 heures, 11 heures, 14 heures et 16 heures (par exemple), consacrez 15 minutes au tri de vos courriels. Et désactivez la notification automatique des messages pour ne pas relever la tête à chaque pub malencontreuse.
* Les sous-dossiers. Faîtes un premier tri en fonction de l’importance. Madame Gagnon file donc dans “urgent”, la demande de devis et le candidat qui postule dans “à traiter rapidement”. Quant au concurrent qui prospecte pour connaître les dernières créations de l’entreprise en tentant une approche auprès de vous, vous pouvez le ranger dans “je verrais plus tard si le coeur m’en dit”. Ou dans la corbeille directement.
* Le rendez-vous d’archivage. Tous les vendredis, accordez-vous une heure pour replonger dans vos messages de la semaine, supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin et archiver les courriels importants. Prévoyez des sauvegardes, au cas où Madame Gagnon finirait dans la corbeille par inadvertance.
* Les newsletters et autres pubs. Désabonnez-vous des newsletters qui ne vous intéressent pas (ou plus). N’hésitez pas à les reporter comme spams si vous ne vous êtes jamais abonnée. Faîtes le tri au maximum, pour éviter que les publicités viennent envahir vos courriels. Avec un peu d’assuidité, les bons plans Viagra ne devraient plus arriver jusqu’à vous!
* Les listes de diffusion. Votre boss vous donne régulièrement des courriels à transmettre à toute l’entreprise? Créez une liste de diffusion. Faîtes de même pour un groupe de collaborateurs ou son réseau. Restez vigilante cependant, votre meilleure amie n’apprécierait peut-être pas que ses photos de vacances en bikini se retrouvent diffusées via votre liste “Réseau Québec et Ontario”.