Ce que la pandémie a apporté à ma façon de travailler

Le métier d’adjoint et d’adjointe a énormément changé en l’espace de quelques années, et la pandémie a accéléré cette transformation… pour le mieux !

Il y a trente ans, c’est sur une dactylo que j’ai appris à taper des lettres. Je souris en repensant à ma fierté de taper 80 mots à la minute, même si je devais dactylographier maintes fois un même document parce que j’avais oublié un « s », ou mal réussi une mise en page pourtant si peu élaborée !

De la machine à écrire à toutes les versions de traitement de textes, sans oublier l’arrivée d’Internet, je pensais bien que mes outils de travail avaient atteint leur niveau maximal d’évolution… mais il y a eu Office 365 ! Tout doucement, j’ai appris à utiliser les versions de Word, d’Excel et de PowerPoint hébergées dans des services d’infonuagique, et j’y percevais tranquillement des avantages, dont le travail collaboratif en direct.

Mais la pandémie est arrivée, et c’est à vitesse grand « V » que j’ai dû développer ma capacité d’adaptation en apprenant de nouvelles façons de travailler en ligne, afin de continuer d’être fonctionnelle et productive. Loin de moi l’idée de glorifier cette triste période, mais au niveau de l’organisation du travail de bureau, force est d’admettre qu’elle a eu des effets positifs sur mon travail d’adjointe administrative. En voici quelques-uns :

Le télétravail

Je me rappelle qu’au cours de la fin de semaine du 14 mars 2020, je suis allée au bureau chercher tout mon équipement informatique pour ensuite l’installer dans ma pièce de débarras, anciennement la chambre de mon plus jeune. Ainsi, c’est sur une vieille table de travail, entourée de dessins d’enfant et d’étoiles au plafond que je me suis mise au télétravail, bien branchée à Internet et à Teams.

Rapidement, j’ai constaté que le télétravail comportait plusieurs avantages, dont celui de pouvoir faire des tâches qui demandent plus de concentration, comme la rédaction d’un compte-rendu ou la consignation de données élaborées dans un tableau Excel. Mais je me suis également rendu compte que cela allégeait, de temps en temps, ma conciliation travail et vie personnelle, notamment en évitant le temps et le stress de la route pour me rendre au travail, et en partant « une petite brassée » ou une mijoteuse pendant mes pauses.

La pandémie a aussi permis de démontrer aux employeurs que l’on peut être tout aussi efficace en travaillant de chez soi, si, bien sûr, le contexte de travail et les fonctions le permettent.

Moyens de communication différents

À mon retour en présentiel au bureau, j’ai été surprise de constater à quel point je reçois peu d’appels téléphoniques. Sans exagérer, il m’arrive même de sursauter lorsque j’entends la sonnerie du téléphone. Par contre, j’ai beaucoup plus de communications par vidéoconférence. Une réunion improvisée de plusieurs secrétaires, c’est pratique pour cibler rapidement une plage horaire pour la réunion de nos gestionnaires. Qui plus est, je reçois très peu de correspondances en format papier, mais ma boîte de courriels est toujours bien remplie.

Efficacité du travail collaboratif

Les documents hébergés dans le « nuage » nous permettent de travailler dessus à plusieurs simultanément. Une fois que nous avons compris son fonctionnement et ses avantages, dont celui de conserver les anciennes versions, c’est très facile d’utilisation. Dans le cadre de mes fonctions, je l’utilise surtout pour l’approbation de mes textes, par exemple lorsque ma patronne doit approuver ou bonifier un procès-verbal ou une lettre. De cette façon, nous sommes certaines de travailler toujours sur la même version.

Augmentation des réunions en ligne

Cette nouvelle façon de faire les réunions par visioconférence, entre autres sur Zoom et sur Teams, a modifié la préparation de réunions en diminuant l’organisation matérielle à faire : les documents sont transmis par courriel, il y a moins de réservation de salles à faire, d’organisation de déplacements à effectuer, de traiteurs à commander, d’hôtel à réserver, etc.

D’ailleurs, depuis quelques mois, je maîtrise de mieux en mieux l’application Web SharePoint. Je l’utilise comme plateforme de réunions : j’y donne accès aux participants de la réunion afin qu’ils puissent y récupérer tous les documents des rencontres, ainsi que toute autre information nécessaire. Lorsque mes documents de réunion sont prêts, j’envoie aux participants une convocation par courriel et les invite à consulter les documents de la réunion en cliquant sur le lien qui mène à cette section du Sharepoint.

Travail plus écoresponsable

La pandémie a favorisé le travail plus écoresponsable, particulièrement en ce qui a trait aux documents de réunions envoyés par courriel, ce qui diminue l’utilisation du papier. Mais c’est encore mieux s’ils sont déposés sur des plateformes numériques comme OneDrive, Teams ou Sharepoint, car cela permet de réduire leur empreinte numérique. De plus, l’impression de documents est moindre, puisque ceux-ci sont toujours accessibles en ligne, et les réunions par visioconférence diminuent l’utilisation des moyens de transport.

Augmentation de l’autonomie et de la productivité

En m’obligeant à développer rapidement mes connaissances informatiques pour continuer à exercer mes fonctions, j’ai revu mon organisation de travail. J’ai découvert les outils Planner (organisateur de travail d’équipe) et OneNote (bloc-notes multi-informations), qui m’ont permis d’assurer un meilleur suivi des dossiers et des échéanciers. Les possibilités étant infinies, j’ai regroupé ces deux applications au sein du SharePoint créé pour l’organisation du travail de mon service. J’ai gagné en efficacité et en productivité, car il y a moins de temps perdu à chercher des informations, mais aussi en autonomie. Lorsque l’information est accessible et que les tâches sont bien planifiées, il est plus facile d’être autonome et productif.

En conclusion…

La pandémie m’a amenée à intégrer plus rapidement que prévu l’utilisation de technologies innovantes. J’ai aussi eu la chance de travailler dans un collège qui s’est rapidement mis à pied d’œuvre pour former et outiller ses employés, ainsi que pour les doter de bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Ces nouvelles technologies sont maintenant incontournables, il ne faut donc pas hésiter à suivre des formations ou à visionner des tutoriels sur le Web.

Les adjointes et adjoints administratifs ont un rôle important à jouer en montrant à leur équipe les avantages qu’il y a à utiliser les technologies. Les apprentissages doivent cependant se faire sans pression et dans le plaisir, car au bout du compte… tout le monde y gagne !