8 trucs pour maîtriser l’art du message vocal

Le message vocal doit évidemment être concis pour ne pas assommer le destinataire. Quoi d’autre?

Vous le connaissez, vous le redoutez : ce message vocal interminable qui s’achève par un numéro de téléphone énoncé tellement rapidement que vous devez réécouter le message quatre fois.

Êtes-vous sûre de ne pas commettre la même bévue lorsque vous-même en laissez un? Voyons voir.

Sur son site web, la conférencière et formatrice Nathalie Bureau nous livre ses huit conseils pour laisser un message doux à l’oreille.

1. De la préparation

La clé du message vocal est d’aller le plus rapidement au but de votre appel. Des salutations sont de mise, bien entendu, mais mentionnez immédiatement après la raison de l’appel. S’il y a plusieurs points à aborder, vous avez tout intérêt à les noter en ordre d’importance auparavant. Cela vous évitera de chercher un détail dans votre tête et perdre des secondes qui sembleront autant de siècles pour la personne qui écoutera le message.

2. De la politesse, mais il y a des limites

Vous pouvez tout à fait vous informer de la santé de l’interlocuteur et même mentionner le beau temps, mais ne vous étendez pas trop : 15 secondes tout au plus. Vous démontrez ainsi que vous vous souciez de l’autre... et de son précieux temps.

3. Qui êtes-vous?

Au tout début, nommez-vous et citez votre organisation. Sinon, la personne se creusera la tête à mettre un visage sur votre voix et n’écoutera pas votre message comme elle le devrait.

4. Ar-ti-cu-ler

L’essentiel, c’est que le message soit compris. Articulez bien, insistez sur les termes importants, et répétez deux fois le numéro de téléphone à rappeler.

5. Un environnement calme pour un message clair

Évitez de laisser un message vocal à partir de votre cellulaire à l’extérieur dans le boucan de la rue. Il serait dommage que le destinataire doive écouter votre message 10 fois pour bien en comprendre le sens.

6. Que voulez-vous?

Si vous laissez un message à quelqu’un, c’est que vous attendez quelque chose de sa part. Quoi, au juste? Une information, un retour d’appel? Soyez claire à ce sujet.

7. Lentement

Votre message a été long, alors vous accélérez vers la fin, typiquement lorsque vient le temps d’énoncer le numéro de téléphone à rappeler. Dommage! L’interlocuteur qui s’est tapé un long message doit le réécouter en entier parce qu’il n’a pas compris le numéro à la fin. Dites votre nom et votre numéro de téléphone lentement. Même chose pour une adresse courriel!

8. On conclut

À la fin de votre message, saluez rapidement et poliment sans vous perdre en formules élaborées et inutiles. Vous avez déjà demandé des nouvelles de la santé du destinataire au départ, rien ne sert d’en rajouter.