Trois problèmes à éviter lorsqu’on organise un événement

L’organisation d’un événement d’entreprise s’accompagne de nombreux aléas qui peuvent se transformer en drames...

...voire en événement complètement gâché!

Heureusement pour nous, WikiHow nous explique comment éviter les problèmes qui peuvent survenir dans toute organisation, aussi minutieuse soit-elle.

Les invités en retard

Ce problème n’est pas de votre ressort, malheureusement. Qui peut prédire les tempêtes, embouteillages et autres pannes de métro? Voici toutefois ce que vous pouvez faire pour limiter les dégâts causés par les invités en retard.

• Indiquez clairement l’heure d’arrivée prévue des invités.


• Si une réponse de leur part est prévue, que l’heure d’arrivée soit confirmée.


• Communiquez avec les artisans de l’événement (maître de cérémonie, artistes, serveurs…) aussitôt que survient un délai ou un problème que vous ne pouvez pas régler seule.


• Si l’événement dépend de la présence d’un invité en retard, appelez-le directement pour savoir dans combien de temps il arrivera.


• N’annoncez pas que l’événement est retardé à cause de certains invités. Avertissez plutôt les invités les plus importants et les artisans, en leur faisant part de votre nouveau plan de match.


• Servez un apéritif supplémentaire ou un amuse-bouche à l’avance pour que les invités présents ne trouvent pas le temps trop long.


• Si vous avez de très grands retardataires, commencez quand même sans eux. Si un repas est prévu, vous leur ferez servir le même service qu’aux autres invités au moment de leur arrivée. Tant pis si c’est le dessert!


• Prévoyez d’avance des stratégies pour distraire les invités : un discours supplémentaire, une séance de photos, ou même un quiz, pourquoi pas!

La nourriture

Si vous avez soigneusement préparé l’événement d’avance, les risques sont limités. Mais comme pour les retards, certains incidents sont hors de votre contrôle. Voici tout de même quelques conseils si l’un devait survenir.

• Pour des raisons de sécurité, toute tache ou coupe renversée doit être immédiatement nettoyée, et même si cela implique de retirer temporairement le tapis rouge, le décor ou les meubles.


• Cachez la nourriture aux invités si vous n’avez pas l’intention de la servir immédiatement. Une table débordant de victuailles est si alléchante que certains d’entre eux pourraient se servir avant le temps. Un rideau ou un écran peuvent suffire.


• Pensez aux végétariens, aux allergies alimentaires, au régime religieux spécifique, etc.


• Pour les grands groupes imprévus, avertissez en cuisine, quitte à envoyer chercher de la nourriture et des couverts supplémentaire. Les portions limitées peuvent être accompagnées de salades, légumes ou petits pains.

L’alcool

Si vous prévoyez servir du vin à un grand nombre de personnes, les chances sont bonnes que quelques invités forceront la note.

• Demandez au personnel de surveiller discrètement les invités au cas où une intervention serait de mise.


• Assurez-vous de savoir qui peut vous prêter main forte en cas de conflit.


• Vous pourrez difficilement refuser de l’alcool à un invité turbulent ou ivre. Reposez-vous sur un autre invité pour gérer l’individu.

Deux derniers conseils

1. Assurez-vous d’avoir un endroit facile d’accès pour y mettre des serviettes, un extincteur et une trousse de premiers soins.

2. Tous les invités devraient bien voir et bien entendre ce qui se passe sur scène ou au micro.