Tâches de secrétariat : créer une routine

Quel que soit son domaine de spécialisation, le secrétariat implique souvent de nombreuses tâches, perpétuellement interrompues par des demandes, qu'elles soient téléphoniques, informatiques ou de visu.

Sur son blogue, Nicky Christmas, secrétaire de direction, explique comment elle a augmenté sa productivité en s'imposant une routine.

 

 

8h30 : Dans le train - ou peut-être le métro ou le bus, pour vous - la jeune femme tente d'avoir une place assise. Le but : pouvoir ainsi vérifier ses courriels et planifier sa journée sur son agenda.

9h30 : Sa première tâche consiste à vérifier ses courriels, et à lister toutes les missions qui y sont notifiées. Elle les trie, les archive et y répond lorsqu'il s'agit de courriels urgents.

10h30 : Elle organise sa journée pour de bon, en classant ses tâches par ordre de priorité. La liste de tâches électronique devient ici un atout précieux.

11h00 : Elle se lance dans les dossiers urgents et tente d'accomplir en parallèle deux tâches plus simples.

12h30 : Nicky vérifie ses courriels avant de partir dîner.

14h00 : Elle les vérifie de nouveau.

14h30 : S'occupe des tâches urgentes, et de deux petites tâches.

Etc.

Nicky Christmas finit sa journée en vérifiant sa liste de tâches, et en reportant sur celle du lendemain les tâches non urgentes qui n'ont pas été effectuées. Elle jette également un oeil aux agendas de ses patrons afin de vérifier que tout est prêt pour leurs éventuels rendez-vous et réunions. Puis elle range son bureau avant de partir se relaxer dans le train, armée d'un bon livre ou d'un magazine.

Et vous, quelle est votre routine, partagez-la aux autres secrétaires et racontez-nous quelle organisation vous rend la plus productive!