Secrétaire, adjointe, agente… quelle différence?

Vous connaissez le titre de votre poste. Correspond-il à ce que vous faites vraiment?

Selon l’Analyse de la profession en secrétariat du ministère de l’Éducation du Québec, il existe plus de 30 appellations correspondant au titre de secrétaire. À l’Association du personnel de soutien administratif du Québec, on en dénombre une centaine!

Quelle différence y a-t-il entre ces différents titres? Démêlons tout ça.

Adjointe administrative ou secrétaire?

Techniquement, c’est la même chose! Mais en pratique, l’appellation est différente au Québec et au Canada.

L’appellation d’adjointe ou de secrétaire varie selon la Classification nationale des professions (CNP) au Canada ou l’Information sur le marché du travail (IMT) au Québec. La CNP privilégie adjointe administrative, et l’IMT secrétaire.

Au sein de la profession, on préfère l’appellation d’adjointe administrative. L’appellation de secrétaire ne rend pas justice aux nouvelles tâches et responsabilités confiées aux professionnelles, dont beaucoup sont en lien avec l’informatique.

Description de 5 postes de soutien administratif

Examinons un échantillon de cinq postes typiques au sein de la profession en secrétariat.

1. Réceptionniste

La réceptionniste est le sourire de l’entreprise. Elle s’occupe de l’accueil des visiteurs et de la prise d’appels. Elle exécute aussi d’autres tâches de bureau peu complexes. On l’appelle parfois téléphoniste.

Formation habituelle : Diplôme d’études secondaires.

À ne pas confondre avec les réceptionnistes d’hôtels ou les répartiteurs au 911.

2. Aide de bureau ou aide-commis

Ces employés de soutien de bureau généraux rédigent la correspondance, les rapports, les relevés et autres formulaires, tout en s’attelant à certaines tâches administratives selon la politique de leur bureau.

Formation habituelle : Diplôme d’études secondaires ou DEP.

À ne pas confondre avec adjointe administrative, agent d’administration, commis à la saisie de données ou réceptionniste.

3. Adjointe administrative

L’adjointe administrative, ou secrétaire, épaule les gestionnaires et les professionnels en effectuant des tâches administratives pouvant être très complexes.

Formation habituelle : DEP ou DEC.

À ne pas confondre avec adjointe de direction ou gestionnaire de bureau.

4. Agente d’administration

L’agente d’administration met en œuvre les procédures administratives et établit la priorité des tâches. Elle peut aussi être superviseure.

Formation habituelle : DEC.

À ne pas confondre avec adjointe de direction ou directrice de services administratifs.

5. Adjointe de direction

L’adjointe de direction est le bras droit (et parfois gauche!) du gestionnaire. Elle coordonne les politiques et les procédures administratives pour des dirigeants, des comités, des conseils d’administration, etc.

Formation habituelle : Bac en administration ou DEC.

À ne pas confondre avec les agentes d’administration ou les planificateurs de congrès ou d’événements.

Secrétaire, adjointe, ou encore…

Voici différentes autres appellations d’emploi correspondant au titre de secrétaire (ou adjointe administrative), selon l’IMT au Québec.

• Assistante de recherche (réseau de la santé et des services sociaux)
• Commis-secrétaire
• Secrétaire (sauf dans les domaines juridique et médical)
• Secrétaire administrative
• Secrétaire aux adhésions
• Secrétaire aux finances
• Secrétaire aux relations avec les investisseurs
• Secrétaire aux rendez-vous
• Secrétaire aux ressources humaines
• Secrétaire d'école
• Secrétaire d'église
• Secrétaire du service de la fiscalité
• Secrétaire exécutive (sauf dans les domaines juridique et médical)
• Secrétaire particulière
• Secrétaire principale (fonction publique québécoise)
• Secrétaire rapporteuse
• Secrétaire sociale
• Secrétaire technique
• Secrétaire-dactylo
• Secrétaire-sténo
• Secrétaire-sténodactylo
• Sténo
• Technicienne en bureautique
• Téléphoniste-secrétaire

À ne pas confondre avec…

Les appellations suivantes impliquent d’autres tâches et une formation collégiale supplémentaire, comme par exemple dans les domaines juridique et médical.

• Secrétaire juridique
• Secrétaire médicale
• Adjointe de direction
• Directrice de bureau (ou agente d'administration)
• Rapporteuse judiciaire et transcriptrice médicale

Autres fonctions nécessitant un diplôme complémentaire

• Technicienne en administration
• Commis-comptable
• Adjointe au service des communications pour la traduction
• Adjointe aux relations publiques pour l’organisation d’événements
• Adjointe aux achats comme magasinière ou acheteuse
• Adjointe aux ressources humaines à titre de soutien dans le processus d’embauche