Multitâches : comment être vraiment efficace ?

En tant que secrétaire ou assistante, vous arrive-t-il souvent de faire plusieurs choses en même temps ? Le site Jobat vous donne 8 astuces pour réussir à être multitâche... et vraiment efficace !

Procédez à une sélection ! Si un dossier vous demande beaucoup trop de travail et vous paraît trop ennuyeux, évitez alors de l’intégrer dans vos prochaines tâches ! Réservez ces dernières aux dossiers dans lesquels vous vous sentez le plus à l’aise.

Acceptez d'être multitâche seulement par moment. Faire plusieurs choses en même temps demande beaucoup d’énergie, de patience et de sang-froid ! Par conséquent, préparez-vous psychologiquement avant de vous y mettre. Ainsi, vous éviterez toute surchauffe !

Assemblez les tâches similaires. Essayez de regrouper plusieurs choses à faire selon un même thème ou un même but. Par exemple, réserver les billets d’avion de votre patron pour son prochain voyage d’affaire peut se faire en même temps que la réservation de ses nuits d’hôtels !

Dressez vos priorités. Être multitâche doit être synonyme d’organisation stricte. Penchez-vous sur ce qu'il y a de moins agréable à faire dès le début. Une fois la tranquillité d’esprit acquise, vous pourrez ainsi vous focaliser plus facilement sur des détails en même temps !

Empêchez tout dérangement ! Compte tenu du fait que votre cerveau sera très occupé, refusez toute distraction externe pendant le temps alloué à ce tâches multiples. Pauses café, courriels, appels téléphoniques sont donc à bannir !

Créez-vous un environnement de travail favorable ! Cela inclut les aspects matériels. Avant de procéder, assurez-vous que votre bureau est bien rangé et propre, que vous avez une bonne luminosité, que vos outils de travail fonctionnent, etc.

Fixez une barrière entre la vie privée et la vie professionnelle. Amener ses soucis familiaux au travail vous empêchera de mener ce dernier à bien ! Si cela venait à vous arriver, demandez-vous en quoi votre travail, incluant le fait de jongler entre plusieurs tâches, peut remédier à vos soucis d'organisation personnelle…

Aidez-vous de votre entourage ! Être multitâches peut s’avérer plus difficile qu’on ne le croit. Ainsi, pourquoi ne pas demander de l’aide à vos collègues ou à votre conjoint(e) ? En plus de voir vos objectifs se réaliser, vous favoriserez la cohésion au sein de l’entreprise ou de votre famille !