Gérer son temps: un spécialiste vous conseille

Si vous étiez absente au dernier congrès de la Fédération des secrétaires du Québec, Secrétaire-inc.com vous fait profiter de l’une des conférences phare de l’évènement...

François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de gestion du temps, le dit souvent lors de ses conférences: « Si vous ne vous occupez pas de votre temps, c’est le temps qui s’occupera de vous». .

Présent lors du dernier congrès des secrétaires, le conférencier affirme qu’il est possible d’optimiser votre temps grâce à la méthode qui porte d’ailleurs son nom: la méthode Gamonnet. Mais de quoi s’agit-il exactement?

Pour François Gamonnet, «la plupart des gens cherchent des trucs, des conseils pratiques et rapides pour mieux gérer leur temps. Mais ce que tout le monde oublie, c’est que ces trucs risquent d’être inefficaces s’ils ne répondent pas aux causes véritables du problème de gestion du temps de la secrétaire».

S’arrêter

Pour y remédier, François Gamonnet propose une méthode simple. La première étape, souvent difficile à réaliser, est de prendre le temps de s’arrêter. «On s’arrête et on réfléchit pour savoir ce qu’on a à faire aujourd’hui, demain ou cette semaine», souligne le spécialiste.

Second réflexe: tout noter dans son agenda, pour centraliser l’information. Les tâches et les mandats doivent être précis pour bien évaluer leur importance et déterminer leur urgence.

Après avoir prévenu les interruptions, il suffit de réaliser la tâche ou la déléguer, si celle-ci peut être faite par quelqu’un d’autre. Il importe après de faire des suivis.

La méthode Gammonet

Pour réussir dans cette discipline, François Gamonnet souligne quatre points importants pour vous guider dans la quête de la gestion du temps.

Planifier: devant un nombre important de tâches, vous devez établir des priorités et exécuter les tâches à faire dans le bon ordre et au bon moment.

Faire préciser: pour éviter des tâches inutiles, François Gamonnet souligne l’importance de faire préciser les livrables, les demandes, les attentes et les échéanciers.

L’urgence versus l’importance: une tâche importante n’est pas nécessairement urgente. Un travail important signifie seulement qu’il vaut la peine de s’y attarder.

Les dérangements: François Gamonnet déconseille vivement la politique de la porte ouverte. Vous devez établir vos règles du jeu en matière de gestion de temps, dire oui à tout va vous nuire.

Pour en connaître davantage sur les sources de la gestion du temps, François Gamonnet conseille de lire «De la brièveté de la vie», un dialogue de Sénèque écrit en 49 après Jésus Christ. Dans cette œuvre, adressée à Paulinus, beau-père de Sénèque, ce dernier explique que pour atteindre le bonheur, il faut consacrer son temps à la sagesse et non le perdre en activités stériles et inutiles.