Bien accueillir une nouvelle adjointe en 5 étapes simples

Le processus d’entrevues est terminé et la candidate idéale a été dénichée. Sa première journée sera déterminante sur sa perception de l’environnement de travail. Si elle se sent bien accueillie, attendue et déjà appréciée, son adaptation sera plus aisée. Jobboom propose un guide en 5 étapes simples pour accueillir efficacement un nouvel employé.

Son environnement

Préparez son espace de travail avant son arrivée afin que tout soit prêt. Veillez à ce que votre nouvelle adjointe ne manque de rien : ordinateur, chaise, téléphone, accessoires de bureautique, etc. Assurez-vous que tout est bien propre. N’oubliez pas de prévoir ses cartes d’accès et ses mots de passe.

Un message de bienvenue

Envoyez un courriel à tous les employés la veille de l’arrivée de la nouvelle. Personne ne sera pris par surprise et chacun pourra lui souhaiter la bienvenue à sa façon. Certains enverront un courriel (c’est important d’inclure dans votre message l’adresse courriel et le numéro de poste de la nouvelle employée), d’autres passeront dire bonjour.

De plus, ce serait bien de penser laisser un mot de bienvenue sur le bureau de la nouvelle employée. Vous pouvez joindre à ce mot les différents renseignements utiles, le répertoire des employés, une tasse à café, etc.

La formation

Les premiers jours, c’est important de former la secrétaire aux façons de faire de l’entreprise. Pour les trois premières semaines, des rencontres hebdomadaires sont à prévoir afin d’évaluer si tout se passe bien. Cette période vous permet d’évaluer ses compétences et de constater la concrétisation de ce qui s’est dit durant l’entrevue. C’est mieux de savoir tôt s’il y a une formation supplémentaire à prévoir que de laisser une employée embarrassée par quelques carences.

La paperasse

C’est la partie moins agréable, mais nécessaire. Vous devez rédiger le contrat, les documents pour la paye, les formulaires d’assurances et tout ce qui a trait aux conditions de travail.

Le tour du proprio

À sa première journée, vous devez être présent dès son arrivée. Faites-lui une visite guidée et présentez-la à tout le monde en expliquant le rôle de chacun. Ensuite, invitez-la à prendre place à son bureau. Réglez la paperasse, expliquez-lui la mission de l’entreprise et demandez-lui si elle a des questions. Ensuite, commencez la formation.

Ça peut sembler long, mais un accueil organisé et chaleureux vous évitera de perdre une bonne candidate par simple négligence de votre part.