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Cégep Marie-Victorin

De façon plus spécifique, la personne  : gère l’agenda du directeur adjoint des études et participe à l’organisation des différentes réunions; fait la mise en page de textes, de lettres, de gabarits, ainsi que la mise en forme de graphiques et de tableaux pour le directeur adjoint des études; assure les services de secrétariat auprès du directeur adjoint des études; achemine les différentes demandes des enseignants et des coordinations départementales; assure le suivi des réquisitions d’imprimerie pour les départements et le Service de l’enseignement, imprime, achemine et assure le suivi, chaque mois, du rapport des frais de reprographie à chacun des départements et auprès des Services financiers; assure le suivi des réquisitions de travail et d’achat de matériel de bureau pour le Service de l’enseignement; reçoit, vérifie et achemine les rapports mensuels (horaire flexible) aux techniciens, en assure le suivi et la compilation; reçoit les demandes de contrat pour l’engagement de tuteurs dans les centres d’aide et de salariés-étudiants dans les départements; vérifie les informations; reçoit périodiquement les feuilles de temps et achemine les documents à la Direction des ressources humaines, en assure le suivi et la compilation; recueille, vérifie et classe électroniquement ou manuellement, selon le cas, les différents documents produits par les enseignants (plans de cours, demande individuelle des enseignants, dont : demande de sortie, compte de dépenses, projets, plan d’action et bilan annuel des départements, etc.) et en assure le suivi; . : reçoit et compile, à chaque session, les demandes de conférenciers et les dépenses qui y sont associées; fait notamment le suivi avec les services financiers; reçoit du directeur adjoint des études et compile les déclarations d’heures pour les activités permettant le report de disponibilité et les demandes de report de disponibilités des professeurs;  met à jour le tableau institutionnel des heures cumulées par professeur; coordonne, à chaque session, le processus de demande d’activation de la PIEA auprès de chaque département de l’enseignement régulier et de la Formation continue, s’assure que les renseignements de la base de données sont complets, valides, concis et actuels, organise les rencontres du comité d’approbation, produit les rapports et les diffuse auprès des différents départements et services concernés; prépare tous les dossiers et, en collaboration avec la technicienne en information, reçoit et compile des commentaires; organise la distribution; participe à l’organisation de rencontres, en groupe ou individuelles, dans le cadre de l’application de la politique d’assistance professionnelle; recense les stagiaires universitaires et fait le suivi de la facturation aux universités et le paiement aux professeurs accompagnateurs; classe les différents documents selon les méthodes établies; s’occupe, à la fin de chaque année, de l’archivage des plans de cours dans le système SYGED et des dossiers du Service de l’enseignement.

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Les emplois offerts présentement