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Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu

REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET Poste : Adjointe de direction (poste non syndiqué) Service : Direction des ressources humaines Concours : 20-21/41 Supérieure immédiate : Junie Delainey Date d’affichage : 2021-04-28 Ø  NATURE DU TRAVAIL La personne titulaire de ce poste est responsable du bon fonctionnement des activités sous la responsabilité de la directrice des ressources humaines. Dans le cadre de ce travail, elle effectue le travail général de secrétariat, conçoit et rédige les notes de service et la correspondance courante. Elle est responsable de la gestion de l’agenda de la directrice des ressources humaines, du suivi des courriels, de la mise à jour du système de classement informatique et de la préparation des autorisations de paiement découlant des activités de son secteur. De manière plus spécifique, l’adjointe de direction agit à titre d’assistante administrative auprès de la directrice des ressources humaines et des gestionnaires de la Direction de ressources humaines, le cas échéant. De plus, elle assiste la directrice des ressources humaines dans les divers comités relevant de sa responsabilité. La personne en poste offre un soutien administratif de haut niveau et démontre une aisance dans le travail collaboratif avec des membres du personnel de tout corps d’emploi et divers partenaires externes. Elle est appelée régulièrement à traiter des renseignements confidentiels avec tact et délicatesse et doit faire preuve de jugement. Elle fait preuve d’une grande discrétion et de rigueur dans le traitement des dossiers de la direction. Cette personne est en mesure de gérer simultanément et efficacement un grand nombre de dossiers. Sa prestation de service est empreinte des valeurs du Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu que sont l’ouverture, la collaboration et l’humanisme.   Ø  QUALIFICATIONS REQUISES Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de secrétariat ou bureautique ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins cinq (5) années d’expérience pertinente.   Ø  EXIGENCES PARTICULIÈRES Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. Seuil de réussite du niveau de maîtrise du français à l’embauche :  très bien (B); Maîtriser des méthodes et des usages propres à un secrétariat (prise de notes, rédaction des procès-verbaux et comptes rendus, etc.); Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office; Faire preuve d’habileté dans les communications interpersonnelles et de professionnalisme dans l’exécution de son travail; Faire preuve d’une grande discrétion et de maîtrise de soi; Agir avec discernement dans toutes situations; Démontrer une capacité de travailler en équipe.   Le Cégep se réserve le droit de faire passer des tests de connaissances en prise de notes, sur les logiciels de la suite Microsoft Office ainsi qu’un test de maîtrise du français écrit. D’autres tests de profil de compétences pourraient être effectués.   Ø  QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES La personne titulaire du poste assure le suivi des dossiers de la Direction des ressources humaines. À ce titre, elle gère l’agenda de la directrice et reçoit et distribue le courrier postal. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports, compose et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante et prépare des projets de lettres incluant les courriels. Elle analyse et résume par écrit ou verbalement des documents. Elle compile des statistiques et dresse des tableaux. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intéresser le personnel de l’unité administrative et en assure la diffusion. Elle participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour. Elle est responsable de constituer et de tenir à jour les dossiers de griefs et des autres recours ainsi que les dossiers de la directrice. Elle est responsable de la mise à jour de l’information de la Direction des ressources humaines sur Mon Portail Saint-Jean et de l’organigramme du Cégep. Elle assure un suivi relativement à divers programmes (programme d’aide aux employé.es et à la famille, programmes d’évaluation du personnel, etc.) et aux contrats devant être signés par la directrice des ressources humaines. Elle organise les réunions des divers comités conventionnés ou de travail tels que les comités de relations de travail, de santé et sécurité au travail, de perfectionnement, etc. Elle convoque les personnes participantes, prépare la documentation nécessaire, agit à titre de secrétaire d’assemblée, prépare les procès-verbaux et en effectue le suivi. Elle effectue les suivis afférents aux comités de perfectionnement telles les demandes de remboursement. Elle prépare les affichages pour les postes cadres, reçoit et gère les offres de service, prépare un tableau d’analyse des candidatures, assure le soutien administratif pour les comités de sélection, convoque les membres, administre les tests de sélection aux candidat.es tel que requis. Elle effectue les achats de matériel pour la Direction des ressources humaines, est responsable de l’inventaire des fournitures et équipements, prépare les demandes de paiement des fournisseurs et les charges interservices et assure le suivi des dépenses au budget de la direction. Elle assure le soutien pour certains événements de reconnaissance. Elle coordonne les compilations des données aux fins du rapport annuel et du Plan stratégique. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.   Ø  DURÉE ET DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : du 31 mai 2021 au 20 mai 2022 avec possibilité de prolongation ou d’obtention du poste au terme du remplacement.   Ø  HORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures par semaine à effectuer du lundi au vendredi entre 8 h et 17 h. Possibilité d’effectuer du télétravail selon les règles en vigueur au Cégep.   Ø  SALAIRE ANNUEL : entre 52 402 $ et 69 868 $   Faire parvenir votre offre de services avant 16 h le vendredi 7 mai 2021 par courrier électronique à direction.generale@cstjean.qc.ca     Le Cégep Saint-Jean-sur-Richelieu souscrit à l’accès à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la Loi, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées.   Seules les personnes reçues en entrevue recevront une réponse écrite.

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