9 habitudes incontournables des adjointes organisées

Vous courez toute la journée et, à la fin de celle-ci, vous n’avez pas accompli la moitié des tâches de votre liste. La langue à terre, vous reprenez votre souffle pour rembarquer dans cette galère dès le lendemain. C’est épuisant d'éteindre des feux tout le temps. Si vous êtes tannée de jouer au pompier, certaines choses doivent changer.

Nous n’avons de pouvoir que sur ce que l’on contrôle. On ne peut pas changer les autres. Pour se donner un coup de pouce dans ce feu roulant, il faut se structurer. Nous ne sommes jamais trop organisées. Voici 9 habitudes incontournables des gens grandement organisés.

Tout noter

Personne ne se souvient de tout. Vous êtes humaine. Libérez votre cerveau de cette tâche exigeante. Votre téléphone, votre tablette, votre ordinateur ou un simple bout de papier fait le travail. Vous pouvez aussi vous enregistrer.

Respecter rigoureusement les échéanciers

Fixez un délai précis pour chacune de vos tâches et classez-les par date d’échéance. Vous éviterez ainsi d’oublier une tâche importante ou de vous en souvenir à la dernière minute.

Chaque chose à sa place

Les gens organisés et structurés sont aussi des experts en rangement. Ne laissez sur votre pupitre que ce dont vous vous servez quotidiennement. Pour les autres articles, assignez-leur un endroit où vous les rangerez après chaque utilisation.

Chaque chose en son temps, une tâche à la fois

Inutile de regarder la montagne de tâches à accomplir, elle vous donnera le vertige. Prenez du recul et respirez un bon coup. Concentrez-vous sur une seule tâche. Donnez-lui toute votre attention du début à la fin. Prenez-les par ordre de priorité. Une à la fois. Une tâche après l’autre.

S’accorder un temps de pause

Au courant de la journée, c’est important de prendre une pause. Allez vous chercher un café ou levez-vous, étirez-vous et marchez un peu dans le bureau. Vous pouvez prendre ce moment pour remettre un peu d’ordre sur votre bureau afin de recommencer l’esprit et l’espace libres.

Classer automatiquement les courriels

Prendre le temps de structurer votre boîte de courriels permet d’économiser du temps au quotidien. Rien n’est plus déplaisant que de chercher un courriel parmi 400 autres de 35 sujets différents. Prenez le temps de tout classer. Vous vous trouverez bien plus facilement.

Utiliser des calendriers en ligne

Le calendrier en ligne vous permet d’avoir tout sous les yeux, peu importe l’appareil que vous utilisez. Avec un calendrier en ligne bien rempli, c’est difficile d’en oublier.

De plus, quand vient le temps de planifier une rencontre d’équipe, avoir accès aux calendriers des autres membres simplifie la tâche.

Si les membres de l’équipe ne partagent pas leur calendrier, des outils comme Doodle sont fortement recommandés.

Programmer une alarme

Dix minutes avant chaque tâche ou rendez-vous important, programmez une alarme de rappel.

Déléguer des tâches

Si le respect d’un échéancier remplit votre bureau d’une trop haute montagne de tâches, demandez un peu d’aide. Déléguez certaines parties. Vous démontrez ainsi que vous accordez de l’importance aux échéances fixées et que vous possédez des capacités de leadership.